Basis für die Bevölkerungsfortschreibung ist die amtliche Bevölkerungszahl des Zensus. Seit dem letzten Zensus im Jahr 2011 wird der Bevölkerungsstand monatlich fortgeschrieben, das heißt Geburten und Zuzüge werden addiert, Sterbefälle und Fortzüge werden abgezogen. Beim Zensus 2011 wurde festgestellt, dass rund 180.000 Personen weniger in Berlin lebten als im Einwohnermelderegister erfasst waren. Aufgrund des Rückspielverbotes nach dem Volkszählungsurteil des
Bundesverfassungsgerichtes
von 1983 zwischen Statistik und Verwaltung durften die festgestellten Auffälligkeiten nicht in das Melderegister übernommen werden.
Der zweite Grund für die unterschiedlichen Zahlen liegt in der Methode der Datenaufbereitung. Während für die Bevölkerungsfortschreibung auch Daten verarbeitet werden, die nach dem 31.12. eines Jahres an die amtliche Statistik übermittelt werden, wird die Einwohnerregisterstatistik nach einem bestimmten Bearbeitungszeitpunkt (Stichtag) erstellt. Konkret bedeutet dies, dass eine Person, die im Dezember 2022 nach Berlin gezogen ist, sich jedoch erst im Januar oder Februar 2023 im Einwohnermeldeamt als zugezogen anmeldet, zwar rückwirkend in der Bevölkerungsfortschreibung für 2022, nicht aber in der Einwohnerregisterstatistik für 2022 enthalten ist. Durch die Erstellung des Einwohnerregisterabzuges zum 31.12. bleiben alle Meldungen, die nach diesem Stichtag in das Einwohnermelderegister fließen, bei der Auswertung der Einwohnerregisterstatistik unberücksichtigt.